Dat is de rode draad als het gaat om de automatisering bij Van Eersel. Belangrijk dus, die automatisering. Reden om een dag in de week Ruud van Schagen van RvS Solutions in huis te hebben. Al drie jaar lang draagt hij met automatisering van processen bij aan blijere klanten en medewerkers. Of, zoals Ruud het zegt: ‘de klanten en de medewerkers van Van Eersel moeten er baat bij hebben, dat is de insteek.’ Ruud vertelt.
‘Wat we zoal gedaan hebben de afgelopen jaren? Heel veel! Alles om de klanten sneller te kunnen servicen en de monteurs zo min mogelijk met administratie te belasten. We zijn bezig geweest met het stroomlijnen van de serviceadministratie, de planning, telefonie, de werkbonnen, de opzet van een klantenportal en webshop voor monteurs. En zo kan ik nog wel even doorgaan.’
Het 1-bon-principe
‘Een grote stap voorwaarts was de overstap naar het 1-bon-principe. In plaats van losse papieren werkbonnen is alles omgezet naar 1 bon: je ziet daar in één oogopslag alle informatie bij elkaar, de historie van de klant én je kunt geen bonnen meer kwijtraken. Onlangs hebben we een stukje telefoniesoftware aangeschaft. Belt de klant ons, dan krijg je gelijk de naam in beeld en kun je automatisch de klantgegevens inladen. Zo kunnen we onze service persoonlijker maken en de klant sneller helpen.Recent zijn we gestart met een klantportal. Vanuit dit portal ontvangt de klant een mail met daarin datum en tijdstip van het jaarlijks onderhoud. Schikt dat niet, dan kunnen onze klanten zelf een andere dag en tijdstip kiezen. Schikt het wel, dan kan de klant dat met één druk op de knop bevestigen. Mooi toch?’
Leuk technisch werk, minder administratie
‘Daar komt bij dat Van Eersel hun mensen zo min mogelijk wil belasten met administratieve taken. Want eerlijk, welke technicus wordt daar nu blij van? Door zoveel mogelijk te automatiseren kunnen de monteurs bezig zijn met het werk dat ze leuk vinden en waar ze goed in zijn. Ook voor de mensen op kantoor is een grote slag geslagen door met automatisering het werk anders in te richten. Dit brengt meer overzicht, meer rust, het werk kan in minder uren gedaan worden. En niet geheel onbelangrijk, onze klanten worden beter en sneller geholpen. Hoe fijn is dat!’
Makkelijker communiceren
‘Het komt erop neer dat we door automatisering makkelijker, sneller en duidelijker communiceren met elkaar, zowel in- als extern. Monteurs hoeven bijvoorbeeld minder naar kantoor te bellen. Dat scheelt een hoop telefoongesprekken en we zijn we bereikbaar voor de klant. Door processen te stroomlijnen kunnen we nog beter adviseren, zorgen dat de juiste materialen voorhanden zijn en dat we in korter tijdbestek zaken inregelen, zoals een hoogwerker of steiger die benodigd zijn voor een project.’
Webshop voor monteurs
‘Op dit moment testen we een webshop voor onze monteurs: zij kunnen dan voortaan zelf hun materialen bestellen. Dit werkt sneller, verkleint de kans op fouten. De eerste tests zien er veelbelovend uit, dus binnenkort zijn de kladjes met materialen verleden tijd. Deze webshop is weer gekoppeld met Syntess; het softwaresysteem dat ons helpt om onze bedrijfsprocessen te automatiseren. Ook werken we aan een gesmeerder proces van indiensttreding. Als er een monteur in dienst komt, moet er van alles geregeld worden door verschillende collega’s. Denk aan werkkleding, een bus van de zaak, gereedschap, telefoon, tablet, verwerking in de administratie. Door nu samen te werken in één omgeving zie je precies of alles geregeld is en kan de nieuwe collega voortvarend van start. Zo’n vliegende start geven, dat is toch wat je wil. Mooi dat automatisering hieraan kan bijdragen.’
En die vrijdagmiddagborrel?
Nee, die is niet geautomatiseerd. Gelukkig maar. Die borrel draagt bij aan de prettige informele werksfeer hier. En ja, die ervaar ik als externe ook. Er wordt hier geluisterd naar ieders ideeën. Het is hier niet topdown, er is geen afstand tussen collega’s, iedereen is gelijk. Ik werk hier graag. Sterker nog, als ik niet voor mezelf zou werken, zou ik het wel weten’, zegt Ruud tot slot.
